El trabajo digital: El futuro de la identificación en las empresas alemanas
La transformación digital está cambiando radicalmente el mundo laboral en Alemania. Uno de los aspectos más importantes de esta transformación es la creciente digitalización de los flujos de trabajo. Esta moderna forma de identificación ofrece a las empresas y a los trabajadores numerosas ventajas frente a los antiguos códigos de barras. En este artículo presentamos las principales posibilidades y necesidades que se derivan de la introducción de la identificación digital en las organizaciones alemanas.
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Principios básicos de la contratación digital
Las fichas de datos de los trabajadores digitales son versiones electrónicas de las fichas de datos de los trabajadores, que pueden utilizarse y visualizarse en teléfonos inteligentes u otros dispositivos móviles. Contienen toda la información relevante para la identificación de los trabajadores en formato digital.
En comparación con los dispositivos físicos, las variantes digitales ofrecen mucha más flexibilidad y funcionalidad:
Actualización sencilla de datos en tiempo real
Integración de funciones adicionales, como el control de neutralidad o el cálculo de la velocidad.
Mejora de la seguridad de la información mediante métodos criptográficos
Garantía de seguridad en los terminales móviles
Para las empresas surgen nuevas posibilidades de optimizar los procesos y aumentar la seguridad. Los empleados también se benefician de un manejo más sencillo y de la utilización de cartuchos de plástico de alta calidad.
La implantación de la tecnología digital requiere, en primer lugar, invertir en la infraestructura de TI. Por otra parte, las ventajas de la producción de tarjetas físicas y los procesos de gestión más eficientes suponen un ahorro de costes.
Seguridad de la identificación digital
Una de las principales ventajas de la seguridad digital en el trabajo es el alto nivel de seguridad en comparación con las tarjetas de plástico herméticas. Las modernas tecnologías de recubrimiento y los métodos biométricos hacen que un uso incorrecto o inadecuado sea imposible.
Zu den wichtigsten Sicherheitsmerkmalen zählen:
Intercambio completo de todos los datos almacenados y transferidos
Autenticación adicional, por ejemplo, mediante huella dactilar o certificado de autenticidad.
Gestión centralizada y asistencia permanente en caso de avería o accidente
Actualizaciones y parches de seguridad periódicos
Además, la posibilidad de actualizar los datos legales aumenta enormemente la seguridad. Las alteraciones de las normas de protección de datos o el cambio de las condiciones de uso pueden llevarse a cabo de forma ilimitada. Das verhindert effektiv den Missbrauch durch Unbefugte.
También para los propios trabajadores, las aplicaciones digitales ofrecen una mayor protección. Los datos personales sensibles están mejor protegidos contra el acceso no autorizado que los datos físicos. De este modo, los propios trabajadores pueden determinar qué información se utiliza en cada contexto.
A pesar de todas las ventajas, las empresas deben tener en cuenta las estrictas normas alemanas de protección de datos a la hora de adoptar un entorno digital. Es imprescindible una planificación y un acuerdo amplios con los responsables de las empresas y los encargados de la protección de datos.
Funcionalidad y ámbitos de aplicación
Los puestos de trabajo digitales ofrecen muchas más funciones que sus equivalentes analógicos. Además de la identificación continua, pueden integrarse otras aplicaciones:
Elektronische Zutrittskontrolle zu Gebäuden und Bereichen
Evaluación del personal y gestión del tiempo de trabajo
Bargeldloses Bezahlen in der Kantine
Inicio de sesión único para sistemas informáticos y software
Digitale Unterschrift für Dokumente
Esta versatilidad hace que el soporte digital se convierta en un elemento central de las reuniones de trabajo modernas. Los empleados sólo disponen de un único dispositivo para diversas tareas, que antes se realizaban con tarjetas o fichas separadas.
Especialmente práctica es la posibilidad de visualizar sólo la información contextualmente relevante. De este modo, puede mostrarse el nombre y la foto de la persona que accede a la página web, aunque para acceder a áreas sensibles deben tenerse en cuenta otras consideraciones legales.
La integración en sistemas empresariales ya existentes, como la gestión de personal o la infraestructura de TI, también se verá reforzada por el uso de la tecnología digital. Las modificaciones de un sistema pueden aplicarse automáticamente a todas las áreas relacionadas.
Implementierung und Herausforderungen
La digitalización del trabajo requiere una planificación y una aplicación precisas. Entre los aspectos más importantes se encuentran:
Análisis de los procesos anteriores e identificación del potencial de optimización
Selección de la solución técnica más adecuada en función de la seguridad, la funcionalidad y las posibilidades de integración.
Proyecto piloto para la mejora de la gestión y la justicia social en los servicios sociales.
Formación de los trabajadores en las nuevas aplicaciones digitales
Breve introducción a la organización general
Evaluación y evaluación continua de los sistemas
Uno de los mayores retos es la capacidad de los trabajadores para hacer frente a la pérdida de puestos de trabajo. En este sentido, una comunicación fluida y la integración de los interlocutores sociales revisten una importancia fundamental.
También deben tenerse en cuenta los requisitos técnicos, como la integración en sistemas informáticos existentes o la creación de una infraestructura WLAN estable. La colaboración con los proveedores más experimentados puede proporcionarle una valiosa ayuda.
La introducción del entorno digital requiere también una serie de directrices y procedimientos internos. Desde la gestión del personal hasta la gestión de las notificaciones, deben definirse de nuevo numerosas funciones.
Ventajas para empresas y trabajadores
La implantación de un entorno de trabajo digital aporta numerosas ventajas tanto a las empresas como a sus clientes:
Ventajas para las empresas:
Mejora de la seguridad gracias a las tecnologías modernas de ventilación
Comparación de costes en la producción y gestión de residuos
Administración descentralizada mediante gestión centralizada
Adaptación flexible a las necesidades cambiantes
Verbessertes Compliance-Management
Vorteile für Mitarbeiter:
Uso adecuado del smartphone
Más tarjetas y fichas en stock
Control automático de la información almacenada
Acceso más rápido a instalaciones y sistemas
Procesos similares, como el cálculo del límite máximo o el coeficiente corrector
Además, la digitalización de la vida laboral contribuye a aumentar la eficacia en el lugar de trabajo. Los procesos manuales habituales se automatizan, al tiempo que se mejora la seguridad.
También para el Employer Branding pueden tener un efecto positivo las herramientas digitales. Mejoran la imagen de los trabajadores modernos e innovadores y pueden ayudar a conseguir profesionales cualificados.
Protección de datos y aspectos jurídicos
Con la introducción del trabajo digital, las empresas alemanas deben centrarse especialmente en el cumplimiento de las normas de protección de datos. La Ley de Protección de Datos (DSGVO) y la Ley Federal de Protección de Datos (BDSG) establecen requisitos estrictos.
Zentrale Aspekte sind:
Zweckbindung: Los datos obligatorios sólo deben utilizarse para zonas claramente definidas y autorizadas.
Limitación de datos: Sólo deben recopilarse los datos necesarios para la zona en cuestión.
Transparencia: Los trabajadores deben ser informados ampliamente sobre el tratamiento de sus datos.
Instrucciones: Para determinados procesos de tratamiento de datos es necesaria la autorización explícita de los empleados.
Medidas técnicas y organizativas para la protección de datos
Especialmente sensibles son los datos biométricos, como las huellas dactilares o los escáneres de huellas dactilares. Aquí se plantean requisitos más estrictos para el tratamiento y la protección de datos.
La vinculación de las empresas es esencial en la introducción del entorno digital. En muchos casos, la conclusión de un acuerdo de empresa es indispensable para regular todos los aspectos relevantes.
Las empresas deben contar con conocimientos jurídicos especializados para minimizar los riesgos de cumplimiento. Las auditorías periódicas y los controles de las normas legales vigentes son obligatorios.
Infraestructura técnica e integración
El éxito de la implantación digital en los puestos de trabajo requiere una infraestructura técnica flexible. Los componentes principales son:
Servidor seguro para el almacenamiento y la gestión de datos de auditoría
Conexión WLAN segura en todas las áreas relevantes
Lesegeräte kompatibles an Zugangspunkten und Zeiterfassungsterminals
Terminales móviles (Smartphones/Tablets) para empleados sin dispositivos propios
Adaptación a los sistemas informáticos más avanzados, como el software de recursos humanos o ERP
La integración necesaria en el entorno informático de la empresa es de vital importancia. Las soluciones modernas permiten estandarizar las conexiones de los distintos sistemas para sincronizar los datos de forma automática.
También debe tenerse en cuenta la versatilidad a la hora de elegir una solución. El sistema debe ser compatible con la empresa y permitir la integración de nuevas funciones.
Muchas empresas disponen de una solución basada en la nube. Esto permite la máxima flexibilidad y reduce la carga para el departamento de TI interno. Sin embargo, deben exigirse unos estándares de seguridad muy elevados.
A la hora de adquirir componentes técnicos, las empresas deben basarse en normas adecuadas y tecnologías de futuro. De este modo, se reducirá la dependencia de los distintos agentes y se garantizará un desarrollo sostenible a largo plazo.
Facilidad de uso y astucia
El éxito de la empresa digital depende en gran medida de la satisfacción y la habilidad de los empleados. Los factores clave son:
Mantenimiento intuitivo sin largos periodos de inactividad
Funcionamiento seguro incluso en condiciones difíciles (por ejemplo, con una conexión móvil más lenta).
Rápida respuesta a la autenticación
Amplia gama de productos de protección para aplicaciones individuales
Experiencia en empresas internacionales
Para lograr un alto nivel de competencia, las empresas deben implicar a sus empleados durante todo el proceso de aprendizaje. Los cursos y seminarios informativos regulares ayudan a comprender mejor las necesidades y a aprovechar las ventajas.
También es importante contar con un equipo de asistencia competente para resolver rápidamente los problemas que puedan surgir. Lo ideal es contar con un centro de asistencia centralizado y con un socio de asistencia descentralizado en cada uno de los departamentos.
Muchas empresas han optado por un concepto de "traiga su propio dispositivo" (BYOD, por sus siglas en inglés), que permite a los empleados utilizar sus teléfonos inteligentes privados para el acceso digital. De este modo, se mejora la capacidad y se establecen normas claras para la protección de los datos de la empresa.
Las evaluaciones periódicas de los usuarios ayudan a identificar los potenciales de mejora y a mejorar el sistema de forma continua. De este modo se garantiza la satisfacción de los empleados durante mucho tiempo.
Perspectivas de futuro y tendencias
La evolución digital de los puestos de trabajo es un proceso continuo. Algunas tendencias importantes para el futuro son:
Tecnología Blockchain para una mayor seguridad de las empresas
Integración de funciones de realidad aumentada, p. ej., en las aulas o los cursos de formación profesional
Inteligencia cognitiva para la optimización de los controles de acceso y los análisis de seguridad
Mejora de los servicios sanitarios digitales y de las prácticas de gestión
Integración perfecta con las tecnologías de edificios inteligentes para optimizar el uso de la energía
Especialmente interesante es la evolución hacia una identidad digital completa, que se adentra en el contexto laboral. En el futuro, las aplicaciones digitales también podrán utilizarse en los servicios de atención al cliente, los servicios bancarios o el transporte público.
También la creciente utilización de wearables como los relojes inteligentes ofrece nuevas posibilidades. El entorno digital puede integrarse aún más fácilmente en todos los ámbitos.
Las empresas deben llevar a cabo estos desarrollos con rapidez y gestionar sus sistemas de forma flexible para poder integrar sin problemas las nuevas tecnologías.
Mejores prácticas y factores de éxito
El éxito de la digitalización de los puestos de trabajo requiere una planificación y una aplicación precisas. Algunas de las mejores prácticas reconocidas son:
Clara definición de los objetivos y de las ventajas obtenidas
Frühzeitige Einbindung aller relevanten Stakeholder (IT, HR, Betriebsrat, Datenschutzbeauftragter)
Amplia gama de socios tecnológicos seleccionados
Proyecto piloto en empresas asociadas antes de la introducción en la empresa
Formación e información completas para los empleados
Evaluación y evaluación periódicas de los sistemas
Comunicación abierta sobre los puntos fuertes y las necesidades futuras
Destaque los principales factores de éxito:
Apoyo de la alta dirección
Recursos adicionales para la implantación y el uso continuado
Enfoque en la satisfacción del usuario y la capacidad de respuesta
Gestión de la seguridad más estricta
Flexibilidad para ampliaciones y modificaciones futuras
Las empresas también deben buscar la colaboración con otras organizaciones que ya hayan implementado el entorno digital. De este modo, se podrán resolver los problemas típicos y desarrollar soluciones innovadoras.
Fazit und Ausblick
El empleo digital ofrece a las empresas alemanas enormes oportunidades para optimizar los procesos, aumentar la seguridad y mejorar la experiencia de los trabajadores. En los últimos años, esta tecnología ha supuesto un gran avance y, en la actualidad, es una opción realista para organizaciones de todos los tamaños.
A pesar de sus enormes ventajas, las empresas deben planificar la integración de forma exhaustiva y no desatender las posibles necesidades. En particular, la protección de datos, la seguridad informática y la capacidad de gestión requieren un esfuerzo especial.
Con una estrategia adecuada y un socio tecnológico experimentado, las empresas alemanas pueden beneficiarse de las numerosas ventajas que ofrece el entorno digital. De este modo, no sólo consiguen procesos eficientes, sino que también se posicionan como trabajadores modernos y orientados al futuro.
En los próximos años, los sistemas digitales de gestión de las relaciones laborales deberán desarrollarse más y mejor. Las empresas que hoy en día son líderes en este sector se enfrentan a una importante ventaja competitiva en un mundo laboral cada vez más digitalizado.
