Por qué las empresas inteligentes están cambiando a las tarjetas de identificación digital de los empleados en 2025
Las tarjetas de identificación de empleados tradicionales se están quedando obsoletas a medida que las empresas se enfrentan a crecientes retos de seguridad e ineficiencias operativas. Un 78 % de las organizaciones tiene previsto cambiar a tarjetas de identificación digitales para 2025, lo que supone un cambio significativo en los sistemas de identificación en el lugar de trabajo.
Las limitaciones de las tarjetas de identificación de plástico son cada vez más evidentes, sobre todo en el dinámico entorno empresarial actual. Las soluciones digitales modernas, mejoradas con funciones de seguridad biométrica y capacidades de supervisión en tiempo real, ofrecen mucho más que una simple identificación. Estos innovadores sistemas se integran a la perfección en las operaciones empresariales existentes, al tiempo que proporcionan sólidas medidas de seguridad que las tarjetas tradicionales no pueden igualar.
Esta completa guía explora por qué las empresas con visión de futuro están cambiando a los sistemas de identificación digital, examinando las ventajas estratégicas, los beneficios de seguridad y el ahorro de costes a largo plazo que hacen que esta transición sea esencial para seguir siendo competitivas en 2025 y más allá.
Argumentos estratégicos a favor de los carnés de identidad digitales
Los sistemas de identificación digital representan una importante inversión estratégica para las empresas que buscan la excelencia operativa. Las organizaciones que han implantado soluciones de identificación digital han registrado una rentabilidad un 26% superior a la de los sistemas tradicionales 1.
Obtener una ventaja competitiva mediante la transformación digital
Las tarjetas de identificación digital de los empleados son la piedra angular de las operaciones empresariales modernas. En consecuencia, las empresas que integran sistemas de identificación digital en sus flujos de trabajo experimentan mejoras sustanciales en la productividad del lugar de trabajo 1. Además, estos sistemas permiten a las organizaciones optimizar los procesos, aumentar la eficiencia y crear una imagen de mercado progresista 1.
Análisis coste-beneficio del paso al DNI digital
Los beneficios financieros de la implantación de la identificación digital son convincentes. Los estudios revelan que la verificación de la identidad digital puede reducir los costes de CSC de 5,00 £ a 0,70 £ por empleado 2. Además, las empresas consiguen ahorros significativos gracias a:
Seguimiento automatizado de la asistencia y gestión de accesos
Reducción de los costes de documentación en papel
Agilización de los procesos de incorporación
Menos gastos administrativos 3
Reducción de riesgos y cumplimiento de la normativa
Los sistemas de identificación digital ofrecen sólidas funciones de seguridad que abordan los riesgos empresariales modernos. Estas soluciones cumplen la estricta normativa europea, incluidas las certificaciones eIDAS y ANSSI 3. Además, las identificaciones digitales mejoran la gestión de riesgos mediante:
Medidas de seguridad mejoradas: Los sistemas de identificación digital incorporan tecnologías avanzadas de cifrado y autenticación, lo que reduce significativamente el riesgo de usurpación de identidad y de acceso no autorizado 4.
Garantía de cumplimiento: Los sistemas mantienen automáticamente registros de auditoría de los accesos y modificaciones, garantizando el cumplimiento de la normativa de protección de datos 5. Esta característica es especialmente crucial, ya que las organizaciones deben cumplir diversas leyes de privacidad y requisitos normativos.
Prevención del fraude: Las soluciones de identificación digital detectan discrepancias en los documentos y analizan patrones de datos para evitar actividades fraudulentas 4. Las entidades financieras han notificado reducciones sustanciales de los casos de fraude relacionados con la identidad tras implantar sistemas de verificación digital 2.
El valor estratégico de los sistemas de identificación digital va más allá de los beneficios operativos inmediatos. Estas soluciones posicionan a las empresas para el crecimiento futuro al proporcionar una infraestructura escalable que se adapta a las tecnologías emergentes 6. De hecho, las organizaciones que sitúan la identidad digital en el centro de su modelo de negocio basado en datos experimentan una mayor eficiencia, una experiencia de usuario mejorada y un aumento de los ingresos 6.
Mayor seguridad en la era digital
Los retos de la seguridad moderna exigen soluciones sofisticadas que van más allá de los sistemas de identificación básicos. Las tarjetas digitales de identificación de empleados incorporan ahora múltiples capas de funciones de seguridad avanzadas, creando un escudo impenetrable contra el acceso no autorizado y el fraude.
Funciones de autenticación biométrica
La autenticación biométrica constituye la piedra angular de la seguridad de la identificación digital moderna. Estos sistemas combinan huellas dactilares, reconocimiento facial y escaneado del iris para crear perfiles de identidad únicos que no pueden duplicarse ni falsificarse 7. Posteriormente, la implantación de la biométrica multimodal, que requiere dos o más identificadores biométricos, refuerza sustancialmente las medidas de seguridad 8.
La integración de la bi ometría vinculada a la identidad (IBB ) crea un potente mecanismo de defensa que vincula directamente las características fisiológicas a las identidades individuales 9. En consecuencia, incluso las técnicas de fraude más sofisticadas basadas en IA tienen dificultades para vulnerar estos sistemas debido a la complejidad y singularidad de los datos biométricos.
Control de acceso y supervisión en tiempo real
Los sistemas de identificación digital destacan por su capacidad de gestión instantánea del acceso y de supervisión continua. Los administradores pueden emitir, actualizar o revocar privilegios de acceso a distancia, garantizando un control preciso de las autorizaciones de seguridad 10. El sistema mantiene registros de auditoría detallados de todos los intentos de acceso y modificaciones, creando un registro de seguridad exhaustivo 8.
Entre las funciones de seguridad esenciales se incluyen:
Almacenamiento seguro de datos con protocolos de cifrado 7
Sistemas automatizados de verificación para una validación instantánea
Autenticación multifactor que combina datos biométricos con otros métodos de verificación 8
Funcionalidad offline para una gestión ininterrumpida del acceso 10
Prevención del fraude
Los mecanismos avanzados de prevención del fraude forman parte integrante de la arquitectura de seguridad del DNI digital. Los sistemas emplean sofisticadas medidas contra la suplantación de identidad, impidiendo esencialmente el acceso fraudulento mediante fotos o máscaras 8 . Las tarjetas de identidad digitales incorporan hologramas vivos que se mueven con los dispositivos móviles y códigos QR digitales para comprobar la validez en tiempo real 11.
La implantación de una tecnología de detección de la vitalidad garantiza que sólo las personas físicamente presentes puedan acceder a las zonas o sistemas protegidos 12. Esta tecnología requiere que los usuarios realicen acciones específicas, como parpadear o sonreír, para distinguir entre personas reales e imágenes o grabaciones estáticas 9.
Las funciones de prevención de grabación de pantalla y bloqueo de capturas de pantalla añaden otra capa de seguridad 12. No obstante, el aspecto más potente sigue siendo el cifrado de los datos personales en datos ilegibles, divididos y almacenados de forma segura, con claves de acceso mantenidas únicamente en los dispositivos de los usuarios 11.
Racionalización de las operaciones con soluciones de identificación inteligentes
Las soluciones innovadoras de identificación de empleados transforman la eficiencia del lugar de trabajo mediante procesos automatizados y sistemas integrados. Las empresas que implantan estas soluciones digitales afirman haber ahorrado 3.000 horas anuales en una organización de 500 empleados solo gracias a la asistencia automatizada 13.
Gestión automatizada de la asistencia y el acceso
Las tarjetas de identificación digitales agilizan las operaciones diarias mediante códigos QR, códigos de barras y tecnología RFID 13. Estos sistemas permiten principalmente el seguimiento en tiempo real de los movimientos de los empleados, proporcionando información instantánea sobre su presencia y ubicación en el lugar de trabajo 14. La automatización elimina el registro manual, lo que reduce la carga administrativa y aumenta la precisión de la asistencia 13.
Entre sus ventajas destacan:
Verificación y control de asistencia en tiempo real
Notificaciones automáticas de llegadas tardías o salidas anticipadas
Validación instantánea del control de acceso
Gestión simplificada de los visitantes mediante quioscos de autoservicio
Integración con los sistemas de recursos humanos y nóminas
Los sistemas de identificación digital se conectan a la perfección con la infraestructura de RR.HH. existente, creando un ecosistema unificado para la gestión de los datos de los empleados 1. Esta integración permite actualizaciones instantáneas en todos los sistemas, garantizando que la información de los empleados permanezca actualizada y accesible 1. El flujo de datos automatizado entre sistemas reduce los errores de introducción manual y agiliza las tareas administrativas 14.
Simplificación de los procesos de incorporación y salida del servicio
La identificación digital acelera notablemente la incorporación al automatizar la verificación de documentos y la provisión de acceso 15. Los nuevos empleados reciben rápidamente sus credenciales digitales, mientras que al personal saliente se le retiran instantáneamente sus derechos de acceso 16. Esta eficacia reduce las cargas administrativas y minimiza las interrupciones de las operaciones en curso 16.
El proceso de incorporación suele incluir la verificación de documentos en tiempo real, lo que establece la confianza inicial con los empleados desde el primer día 17. La tecnología avanzada ha mejorado estos procesos de verificación mediante exámenes matizados de las fuentes e inspecciones del diseño de las fotos 17. Para la baja, el sistema realiza automáticamente copias de seguridad de los archivos y revoca el acceso a todas las cuentas de la empresa, protegiendo los activos de la organización y manteniendo la seguridad 18.
Las soluciones de identificación digital también facilitan la gestión remota del personal, permitiendo a las empresas gestionar la documentación de los empleados y los procesos de verificación con independencia de su ubicación 19. Esta capacidad se ha vuelto especialmente valiosa a medida que las organizaciones se adaptan a modalidades de trabajo flexibles, y el 82 % de las nuevas contrataciones muestran tasas de retención mejoradas gracias a procesos de incorporación digital simplificados 19.
Impacto medioambiental y responsabilidad empresarial
La sostenibilidad se ha convertido en un factor crucial en la toma de decisiones de las empresas, y las tarjetas de identificación digital de los empleados desempeñan un papel vital en la conservación del medio ambiente. Las empresas que se pasan a los sistemas de identificación digital están reduciendo considerablemente su huella ecológica.
Reducir los residuos plásticos de las tarjetas físicas
La producción y eliminación de los carnés de identidad de plástico tradicionales plantean importantes retos medioambientales. Las tarjetas físicas contienen sustancias químicas nocivas que contaminan el suelo y el agua cuando se desechan 20. Estas tarjetas liberan toxinas a lo largo de su ciclo de vida que ponen en peligro la vida silvestre y los ecosistemas 20. Las organizaciones que adoptan soluciones de identificación digital eliminan principalmente la necesidad de millones de tarjetas de plástico al año, contribuyendo directamente a la reducción de residuos.
Reducir la huella de carbono mediante la digitalización
Los sistemas de identificación digital reducen significativamente las emisiones de carbono a través de varios canales. Actualmente, el proceso tradicional de verificación del DNI requiere múltiples visitas a las oficinas, y cada viaje en coche produce 174 gramos de CO² por pasajero-kilómetro 21. Las soluciones digitales eliminan inmediatamente estos requisitos de desplazamiento, reduciendo las emisiones en un 99% en comparación con las visitas físicas a las oficinas 21.
Los beneficios medioambientales van más allá de la reducción de los desplazamientos:
Oficinas más pequeñas con menor demanda energética
Menor uso de papel en la documentación
Menor consumo de recursos en la producción de tarjetas
Uso mínimo de energía en los procesos de impresión de tarjetas
Cumplir los objetivos de sostenibilidad
La responsabilidad digital corporativa se ha convertido en un elemento fundamental de las operaciones empresariales. En toda la industria, la conciencia ecológica ha pasado de ser un rasgo deseable a un requisito empresarial básico 22. Los sistemas de identificación digital apoyan esta transición:
Las insignias digitales han demostrado su utilidad para reconocer y promover las prácticas sostenibles en las organizaciones. En la actualidad, las empresas conceden credenciales digitales al personal que completa una formación sobre sostenibilidad o contribuye a reducir la huella de carbono de la empresa . Por lo tanto, estos sistemas sirven simultáneamente a las necesidades operativas y apoyan iniciativas medioambientales más amplias.
La implantación de soluciones de identificación digital encaja perfectamente con los marcos medioambientales, sociales y de gobernanza (ESG). Aunque de naturaleza técnica, estos sistemas demuestran un compromiso tangible con la gestión medioambiental y mejoran la reputación de la empresa entre empleados, clientes y partes interesadas 8. Es innegable que las organizaciones que integran la identificación digital en su estrategia de sostenibilidad informan de una mejora del compromiso de los empleados y de una mayor concienciación sobre la responsabilidad medioambiental 22.
Sistema de identidad empresarial a prueba de futuro
A medida que las empresas evolucionan en un entorno cada vez más digital, el mercado de soluciones de identificación digital sigue creciendo y se prevé que alcance los 100.000 millones de dólares en 2032 23. La implantación de sistemas de identificación preparados para el futuro se ha convertido en fundamental para la sostenibilidad de las operaciones empresariales.
Escalabilidad para el crecimiento empresarial
Las tarjetas de identificación de empleados digitales basadas en la nube ofrecen ventajas de escalabilidad inigualables. Estos sistemas se adaptan sin esfuerzo a lo largo de su ciclo de vida a las necesidades cambiantes de la empresa, ya sea añadiendo nuevos empleados o expandiéndose a diferentes ubicaciones 8. Principalmente, las soluciones en la nube proporcionan:
Rápida implantación de nuevas funciones y actualizaciones
Gestión flexible del acceso en múltiples ubicaciones
Integración perfecta con los sistemas existentes
Mayor capacidad de almacenamiento de datos
Opciones de gestión remota
La infraestructura digital básica que sustenta estos sistemas de identificación crece en alcance al tiempo que reduce costes cada día 24. Las soluciones basadas en la nube, en lugar de requerir grandes inversiones en hardware, permiten a las empresas ampliar sus sistemas de identificación en función de las necesidades reales.
Adaptación a las nuevas tecnologías
Los sistemas de identificación digital evolucionan continuamente para incorporar tecnologías de vanguardia. La Inteligencia Artificial ya ha potenciado los sistemas de identificación biométrica, mejorando la eficacia y precisión del escaneo de huellas dactilares y el reconocimiento facial 2. Además, la integración de protocolos de cifrado resistentes a la cuántica garantiza la seguridad a largo plazo frente a las amenazas emergentes 2.
Entre sus características avanzadas se incluye ahora la biometría vinculada a la identidad (IBB), que crea vínculos permanentes entre las características fisiológicas y las identidades individuales. Aunque la computación cuántica plantea posibles riesgos futuros para los sistemas criptográficos actuales, los proveedores de identidad digital están desarrollando activamente medidas de seguridad seguras para la computación cuántica 2.
Rentabilidad a largo plazo
Las ventajas económicas de los sistemas de identificación digital van mucho más allá de la implantación inicial. Los estudios indican que los sistemas racionalizados basados en la identificación digital universal podrían ahorrar a las organizaciones 110.000 millones de horas de trabajo al año 25. Tanto si se considera la eficiencia operativa como los costes de mantenimiento, las soluciones digitales demuestran un valor superior a largo plazo.
Las ventajas de costes se manifiestan:
Reducción de los gastos operativos gracias a los procesos automatizados
Menor necesidad de mantenimiento en comparación con los sistemas físicos
Reducción de los gastos administrativos
Pérdidas mínimas por fraude
Mayor productividad de los trabajadores
La implantación de sistemas de identificación digital ha demostrado un importante retorno de la inversión, ya que las empresas han notificado reducciones sustanciales de los costes de verificación 26. Sustituir un sistema de gestión de identidades puede llevar hasta tres años 27 a menos que se planifique adecuadamente. De hecho, las organizaciones que seleccionan e implantan cuidadosamente las soluciones adecuadas obtienen beneficios a largo plazo en materia de cumplimiento, eficiencia operativa y seguridad 27.
Las soluciones de identificación digital permiten a las empresas crear marcos de seguridad sólidos con políticas de control de acceso granular 6. Estos sistemas garantizan que los usuarios mantengan sólo los permisos necesarios a lo largo de su implantación, minimizando los riesgos de seguridad y evitando accesos no autorizados 6. La adaptabilidad de la tecnología permite a las organizaciones responder rápidamente a las nuevas amenazas a la seguridad y a los requisitos de cumplimiento, garantizando la viabilidad a largo plazo 6.
Conclusión
Las tarjetas de identificación digital de los empleados serán una tecnología decisiva para las empresas con visión de futuro en 2025. Sus amplias ventajas incluyen una mayor seguridad, operaciones racionalizadas y reducciones significativas de costes. Las empresas que cambian a sistemas de identificación digital informan de mejoras sustanciales, desde un 26% más de rentabilidad hasta una reducción del 99% de las emisiones de carbono.
La seguridad sigue siendo primordial, y la autenticación biométrica y la supervisión en tiempo real crean una sólida defensa contra las amenazas modernas. Estos sistemas resultan especialmente valiosos gracias a los procesos automatizados, que ahorran a las organizaciones miles de horas al año al tiempo que mantienen un control preciso de la gestión de accesos.
La responsabilidad medioambiental añade otra razón de peso para la transición. Las empresas eliminan los residuos plásticos, reducen el consumo de papel y disminuyen su huella de carbono, todo ello al tiempo que refuerzan sus compromisos ESG.
Las organizaciones innovadoras reconocen que las soluciones de identificación digital ofrecen algo más que beneficios inmediatos: proporcionan una infraestructura escalable y preparada para el futuro, esencial para el éxito a largo plazo. Aunque la implantación requiere una planificación cuidadosa, la rentabilidad demostrada de la inversión mediante la reducción de los costes de verificación y la mejora de la productividad hace que esta transición sea esencial para las empresas competitivas.
Las pruebas demuestran claramente que las tarjetas de identificación digital de los empleados representan el futuro de la identificación en el lugar de trabajo. Las empresas que hacen este cambio se posicionan ventajosamente en el cambiante panorama empresarial, garantizando ganancias inmediatas y un potencial de crecimiento sostenido.
Referencias
[1] - https://passkit.com/blog/what-are-digital-id-cards/
[2] - https://www.intelligentciso.com/2024/02/29/emerging-digital-identity-trends-for-2024/
[3] - https://www.idnow.io/blog/5-reasons-why-digital-identity-revolutionise-business/
[4] - https://www.northrow.com/blog/5-benefits-of-online-id-document-verification-in-a-digital-age
[5] - https://www.hrcloud.com/blog/managing-digital-employee-documents-for-efficiency-and-security
[6] - https://omadaidentity.com/resources/product-brief/future-proof-your-identity-management/
[8] - https://www.orgid.app/blog/the-ultimate-guide-to-digital-employee-identification-in-2025
[9] - https://www.truid.app/blog/how-to-prevent-identity-fraud-on-your-online-platform
[10] - https://www.id123.io/blog/14-ways-take-advantage-digital-id/
[11] - https://www.yoti.com/business/staff-id/
[12] - https://connecteam.com/best-employee-id-card-apps/
[13] - https://schoolpass.com/solutions/attendance-automation/
[14] - https://schoolpass.com/how-school-use-digital-ids/
[15] - https://www.docusign.com/blog/simplifying-modern-onboarding-with-digital-identity
[16] - https://www.linkedin.com/pulse/employee-attrition-role-digital-id-cards-mecard-me-4x80f
[18] - https://www.omnipresent.com/articles/how-to-offboard-an-employee-remotely
[20] - https://www.id123.io/blog/digital-employee-id/
[22] - https://www.tahdah.me/blog/why-digital-badges-part-of-sustainability-approach
[23] - https://www.daimagister.com/resources/digital-identity/
[25] - https://aws.amazon.com/blogs/publicsector/governments-digital-id-modernise-services-boost-growth/
