Digitale Mitarbeiterausweise: O futuro da identificação nas empresas alemãs
A transformação digital está a alterar profundamente o mundo do trabalho na Alemanha. Um dos aspectos mais importantes deste desenvolvimento é a criação de um sistema digital de identificação dos trabalhadores. Esta forma moderna de identificação proporciona às empresas e aos trabalhadores uma série de vantagens em relação aos cartões de plástico tradicionais. Neste artigo, apresentamos as principais vantagens e exigências que se colocam com a introdução da utilização digital nas organizações alemãs.
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Os fundamentos da gestão digital do trabalho
As fichas de emprego digitais são versões electrónicas de fichas de emprego hercúleas, que podem ser visualizadas e analisadas em smartphones ou outros dispositivos móveis. Inclui todas as informações relevantes para a identificação dos trabalhadores em formato digital.
Em comparação com as utilizações físicas, as variantes digitais oferecem muito mais flexibilidade e funcionalidade:
Atualização eficaz de dados em tempo real
Integração de outras funções como o controlo de zinco ou a classificação de zinco
Segurança de segurança elevada através de métodos criptográficos
Verificação de qualidade de funcionamento dos terminais móveis
Para as empresas, surgem assim novas possibilidades de otimizar os processos e aumentar a segurança. Os trabalhadores beneficiam da facilidade de manuseamento e da utilização de plásticos mais simples.
A instalação em ambientes digitais exige, desde o início, investimentos na infraestrutura de TI. No entanto, os benefícios são maiores quando se trata de reduzir os custos de produção de cartões físicos e de tornar os processos de gestão mais eficientes.
Aspectos de segurança da identificação digital
Um dos principais vectores da utilização digital dos trabalhadores é a segurança extremamente elevada em comparação com os artigos de plástico hercúleos. As modernas tecnologias de controlo e os sistemas de verificação biométricos tornam impossível uma utilização incorrecta ou incorrecta.
Para os principais mecanismos de segurança, consulte:
Verificação de ponta a ponta de todos os dados recolhidos e transmitidos
Autenticação completa, por exemplo, através de impressão digital ou de um sinal de aviso
Controlo centralizado e funcionamento seguro em caso de ferrugem ou morte
Actualizações e patches de segurança regulares
Para além disso, a possibilidade de atualização do texto aumenta consideravelmente a segurança. As alterações das restrições de segurança ou a perda de direitos podem ser introduzidas de forma ilimitada. Isso reduz eficazmente o risco de fuga de pessoas.
Também para os próprios trabalhadores, os serviços digitais são mais seguros. Os dados pessoais sensíveis são mais fáceis de gerir por um ataque indevido do que por meio de registos físicos. Assim, os próprios trabalhadores podem saber quais as informações que devem ser analisadas em que contexto.
Para além de todas as vantagens, as empresas devem ter em conta as fortes disposições legais alemãs em matéria de proteção de dados ao adoptarem uma abordagem digital. É imprescindível um planeamento e uma coordenação com os responsáveis pela segurança dos dados.
Funcionalidades e aplicações
Os trabalhadores digitais têm muito mais funções do que os seus colegas analógicos. Para além da nova identificação, podem ser integradas outras aplicações:
Controlos electrónicos de zumbidos em edifícios e espaços
Zeiterfassung und Arbeitszeitmanagement
Bargeldloses Bezahlen in der Kantine
Single Sign-On para sistemas de TI e software
Registo digital de documentos
Esta versatilidade faz com que o Ausweis digital se torne um elemento central no moderno Arbeitsalltag. Os trabalhadores apenas beneficiam de um único gerador para uma série de funções, que antes eram realizadas através de cartões ou fichas separadas.
Muito prático é a possibilidade de analisar apenas as informações relevantes no contexto. Assim, o utilizador pode visualizar o nome e a fotografia do seu amigo no Betreten des Gebäudes, enquanto que, para o acesso a áreas sensíveis, são necessárias algumas disposições de segurança.
Também a integração em sistemas de empresa existentes, como a gestão de pessoal ou a infraestrutura de TI, é reforçada através da utilização digital. As alterações num sistema podem ser automaticamente introduzidas em todas as áreas abrangidas.
Implementação e requisitos
A introdução de serviços digitais de gestão de pessoal requer um planeamento abrangente e uma aplicação específica. Entre os aspectos mais importantes contam-se:
Análise dos processos mais recentes e identificação do potencial de otimização
Seleção de uma solução técnica adequada, tendo em conta a segurança, a satisfação do utilizador e as possibilidades de integração
Projeto-piloto em unidades administrativas ausentes para a elaboração e a compensação de salários
Formação de trabalhadores no âmbito das novas tecnologias digitais
Introdução à organização geral
Avaliação contínua e aprovação de sistemas
Entre as maiores necessidades, destaca-se o facto de os trabalhadores terem de se preocupar com a alteração das condições de trabalho. A comunicação aberta e a ligação entre os parceiros sociais assumem aqui uma importância central.
Também as questões técnicas, tais como a integração em sistemas de TI existentes ou a instalação de uma infraestrutura WLAN estável, devem ser consideradas como um fator determinante. O trabalho em conjunto com os fornecedores de serviços já conhecidos pode proporcionar um apoio útil.
A introdução de serviços digitais implica também uma atualização das diretrizes e processos internos. Desde a gestão pessoal até à gestão notarial, devem ser definidas novas áreas.
Vantagens para empresas e trabalhadores
A instalação de um sistema de trabalho digital traz consigo, tanto para as empresas como para os seus clientes, inúmeras vantagens:
Vantagens para as empresas:
Segurança elevada através de tecnologias modernas de soldadura por compressão
Compartimentos de custos na produção e gestão de resíduos
Administração de empresas através de uma administração centralizada
Resposta flexível a exigências diferentes
Gestão de Conformidade Verbessertes
Vorteile für Mitarbeiter:
Utilização correta do smartphone
Mais cartões e fichas em todo o lado
Controlo autónomo sobre as informações analisadas
Acesso mais rápido a locais e sistemas
Processos de seleção como o Zeiterfassung ou o Kantinenbezahlung
A digitalização dos processos de trabalho dos trabalhadores conduz a um aumento da eficiência no local de trabalho. Os processos manuais de rotina são automatizados, ao mesmo tempo que a segurança é reforçada.
Também para o Employer Branding, os serviços digitais podem ter um efeito positivo. Elas reforçam a imagem de um trabalhador moderno e inovador e podem ajudar na obtenção de competências mais qualificadas.
Segurança de dados e aspectos jurídicos
Com a introdução do trabalho digital, as empresas na Alemanha devem ter em conta, sobretudo, o cumprimento das normas de proteção de dados. O regulamento relativo à proteção de dados (DSGVO) e a lei federal relativa à proteção de dados (BDSG) estabelecem aqui fortes exigências.
Os principais aspectos são:
Ligação de zonas: Os dados ergonómicos só podem ser utilizados para ligações de segurança bem definidas e precisas
Limitação de dados: Só devem ser utilizados os dados necessários para o objetivo em causa
Transparência: Os trabalhadores devem ser informados de forma inequívoca sobre o tratamento dos seus dados
Instruções de utilização: Para as melhores operações de tratamento de dados, é necessária uma explicação explícita da vontade dos trabalhadores
Meios técnicos e organizativos para a proteção de dados
São ainda mais sensíveis os dados biométricos, tais como a recolha de impressões digitais ou a digitalização de dados. Aqui, as exigências de processamento e proteção são ainda mais rigorosas.
A ligação entre os parceiros de negócios é necessária no âmbito da introdução de serviços digitais. Em muitas situações, o acordo de parceria é essencial para que todos os aspectos relevantes sejam regulados de forma adequada.
As empresas devem adquirir conhecimentos especializados em matéria de direito, para minimizar os riscos de conformidade. É obrigatório efetuar auditorias e inspecções regulares aos requisitos legais em vigor.
Infraestrutura e integração técnica
A implementação eficaz de serviços de trabalho digitais requer uma infraestrutura técnica de alto nível. Os principais componentes são:
Servidor seguro para a proteção e gestão de dados de clientes
Cobertura WLAN completa em todas as áreas relevantes
Geradores compatíveis com pontos de ligação e terminais de transmissão de dados
Terminais móveis (Smartphones/Tablets) para trabalhadores sem equipamento próprio
Sistemas de informação sobre os sistemas informáticos mais recentes, como o software de RH ou o ERP
A integração correta na base de dados de TI da empresa é particularmente importante. As soluções modernas fornecem sistemas de transmissão normalizados para sistemas diferentes, para sincronizar automaticamente os dados.
Também o Skalierbarkeit deve ser considerado na seleção de uma solução. O sistema pode ser utilizado por empresas com problemas e pode integrar novas funções.
Para várias empresas, existe uma solução baseada na nuvem. Esta solução permite uma flexibilidade máxima e reduz os custos para o departamento de TI interno. No entanto, é necessário estabelecer padrões de segurança ainda mais elevados.
Ao utilizar os componentes técnicos, as empresas devem basear-se em normas comuns e em tecnologias mais avançadas para o futuro. Desta forma, será possível reduzir a complexidade de cada um dos intervenientes e assegurar um desenvolvimento sustentável a longo prazo.
Atendimento ao cliente e disponibilidade
O sucesso da utilização digital do trabalho dos trabalhadores depende essencialmente da sua capacidade de gerar benefícios e da sua capacidade de ação por parte dos trabalhadores. Os principais factores são:
Utilização intuitiva e sem grande tempo de trabalho
Funcionamento eficaz, mesmo em condições mais difíceis (por exemplo, menor consumo de combustível)
Prazos de resposta rápidos para a autenticação
Uma gama completa de produtos para compras individuais
Trabalho de excelência em empresas internacionais
Para que uma elevada capacidade de resposta seja alcançada, as empresas devem associar os trabalhadores ao processo de formação. As formações e os cursos de informação regulares ajudam a compreender as vantagens e a reduzir os riscos.
Também a constituição de uma equipa de apoio competente é importante para resolver rapidamente os problemas que possam surgir. O ideal é ter um escritório central de apoio, bem como dez parceiros de apoio centrais nos diferentes departamentos.
Várias empresas estão a adotar um sistema BYOD (Bring-Your-Own-Device), através do qual os seus colaboradores podem utilizar os seus smartphones privados para a utilização digital. Isto reduz a capacidade de ação, mas fornece também diretrizes claras para a proteção dos dados das empresas.
As avaliações regulares de desempenho ajudam a identificar potenciais de melhoria e a melhorar continuamente o sistema. Desta forma, a satisfação dos trabalhadores é garantida de forma duradoura.
Perspectivas e tendências para o futuro
O desenvolvimento digital do trabalho dos trabalhadores está a ser estudado continuamente. Algumas das tendências mais importantes para o futuro são:
Tecnologia de cadeia de blocos para uma segurança de segurança mais elevada
Integração de funções de realidade aumentada, por exemplo, em cursos ou trabalhos de formação
Inteligência Künstliche para a otimização de soluções de segurança e análises de segurança
Melhoria das práticas e dos processos de saúde digitais
Integração perfeita com tecnologias de edifícios inteligentes para uma otimização da captação de energia
O desenvolvimento de uma identidade digital abrangente, que se estende por todo o contexto de trabalho, é ainda mais interessante. No futuro, os serviços digitais também poderão ser geridos para os clientes, os bancos ou os fornecedores de serviços públicos.
Também a integração de wearables, como os smartwatches, oferece novas possibilidades. O Ausweis digital pode ser integrado de forma ainda mais simples no Alltag.
As empresas devem desenvolver estes desenvolvimentos de forma abrangente e gerir os seus sistemas de forma flexível e genuína, para que as novas tecnologias possam ser integradas de forma problemática.
Melhores Práticas e Factores de Sucesso
A integração digital dos trabalhadores em regime de trabalho de sucesso requer um planeamento e uma aplicação mais abrangentes. Algumas das melhores práticas consagradas são:
Definição clara das caraterísticas e vantagens comprovadas
Ligação imediata a todas as partes interessadas relevantes (TI, RH, Conselho de Administração, responsável pela proteção de dados)
Grande variedade de parceiros tecnológicos
Projeto-piloto em departamentos ausentes antes da integração na empresa
Formação e informação dos trabalhadores
Avaliação e aprovação regular dos sistemas
Comunicação aberta sobre os desafios e as necessidades actuais
Os principais factores de sucesso são
Apoio da gestão de topo
Recursos adicionais para a implementação e o funcionamento contínuo
Foco na satisfação do cliente e na capacidade de resposta
Controlo de segurança de alta qualidade
Flexibilidade para actualizações e melhorias futuras
As empresas também devem procurar o contacto com outras organizações que já possuem uma experiência digital. Desta forma, é possível eliminar as falhas típicas e adotar soluções mais recentes.
Fazit und Ausblick
Os serviços de emprego digital oferecem às empresas europeias enormes oportunidades para otimizar os processos, aumentar a segurança e melhorar o desempenho dos trabalhadores. Nos últimos anos, a tecnologia tem gerado grandes desafios e, atualmente, é uma opção realista para organizações de todos os tamanhos.
Para além das vantagens mais significativas, as empresas têm de planear a sua integração de forma mais rigorosa e não têm de se preocupar com as suas necessidades. Os aspectos relacionados com a segurança dos dados, a segurança das TI e a gestão da informação são particularmente importantes.
Com a estratégia mais adequada e um parceiro tecnológico especializado, as empresas alemãs podem beneficiar das inúmeras vantagens da experiência digital. Com isso, não só conseguem processos mais eficientes, como também se posicionam como trabalhadores modernos e zukunftsorientierte.
Nos próximos anos, os sistemas digitais de assistência técnica serão objeto de um maior desenvolvimento e desenvolvimento. As empresas, que agora se encontram em situação de desvantagem, têm um importante papel a desempenhar no mundo do trabalho digitalizado.
